会議の進行役を初めて任された!使えるコツは?役割とは何?

会社員としてお仕事をしている以上
避けれない事柄の一つに会議があると思います。

それぞれに務められている
会社の方針に寄って会議の多い少ないは

有ると思われますが
全く無いという会社はまず考えられません。

そしてその会議に
必ず必要なものがありますね。

そう、進行役という重要なポストです。

お仕事にも慣れた頃に
上司から言われて

初めて経験する方が
ほとんどですが

この会議の進行役に
初めてチャレンジされる方の

少しでもお役に立てる様に
進行役をする時の

コツや役割について記させて頂きました。

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会議での進行役を初めて任された時は?

〇〇君、
〇〇日の会議の進行役をお願いできるかな?

と上司の方にあるいはチームリーダーの方に
初めて言われた時に貴方はどう思いましたか・・・。

よっしゃ、俺の力を見せてやるぜ!

と意気込める自信の有る方は別ですが

ほとんどの方は上手くやれるか
どうかを心配してしまうものです。

それが当たり前ですので
まずは落ち着きましょうね。

慌てふためいても
上手く行く訳はないのですから。

そして落ち着くことが出来たら
しめたものです

きっと進行役を無事に
勤め上げることが出来るでしょう。

というのも最初から
上手く進行役を努めれられるとは

進行役を命じた方も思っていません。

当たり前ですよね
色々と経験を積んで人は成長するんですから。

但しやはり最低限のまとめ役としての
会議の進行役は求められていますので

この後に必要な
コツや進行役の役割について書いてみました。

会議の進行役の上手なコツを知りたい?

その1 会議の目的を具体的に掴んで置くこと。

その2 会議に出席する人数は可能な限り絞る事。

その3 タイムスケジュールを正確に把握すること。

他にも有りますが
初めての進行役ですので

必要最低限の事から覚えていきましょう。

「その1 会議の目的を具体的に掴んで置くこと。」

ですが

この会議では何をするのか、
何かを決めるのか、
それとも何かを了承するのか、

等など色々と目的があるはずです。

その目的を達成するために

必要な書類であったり
議題であったり
注意事項等などを

事前に準備をすることで
会議を円滑に進める事が出来ます。

その為にも目的を掴むことが重要なんです。

「その2 会議に出席する人数は可能な限り絞る事。」

ですが、具体的にはこの会議に
必要な人間だけを選ぶと言うことです。

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それというのも重要な会議は
どうしても時間が掛かってしまいます。

余り関係のない方を選んでも
時間を取られるだけですので

会議の議題や目的に欠かせない方を
チョイスすることで会社としての

生産性を下げないようにもなるからです。

「その3 タイムスケジュールを正確に把握すること。」

ですが、簡単にいうと会議をする
日時や開始・終了時間は勿論の事

さらに説明時間や質問タイムや
必要ならばディスカッションをする時間等も

事前に決めてプログラムしておくことで
議会の進行を円滑に進める為にも必要だからです。

会議は事前の準備がとても重要になりますし
会議自体の質にも関わってきますので

手を抜かずに頑張ってください。

最初は難しいでしょうが
経験する事で慣れてきますので安心して下さい。

会議での進行役の役割とは?

会議の進行役としての
最大の役割とは

スムースな進行と
最後のまとめ役といっても

過言ではないでしょう。

ぶっちゃけ言うと
初めての進行役の場合には

進行が出来ていれば文句はないですが
少々つまずいていても

最後を締めることが
出来ればしめたものです。

初めての進行役としては
合格点を貰えるはずです。

また上司ばかりの会議では
特に有ることですが

上がってしまったり
緊張して上手に話が出来ないなどは

皆が通って来た道ですので
噛んだりしても慌てずに

丁寧に訂正すれば問題はありません。

ホワイトボードなどに
今回の会議のテーマなどを纏めておく事で

上手くいかない時の進行や
最後のまとめの役に立てることを

考えておくのも良いでしょうね。

まとめ

初めての進行役ですから
緊張して当たり前ですからまずは落ち着きましょう。

会議の前に必要な事柄を
考えて準備しておけば問題はありません。

進行役に必要な
最低限の役割を果たせるように気を付ける。

もし失敗しても
次に活かせられるので恐れないで。

色々と事前に準備をしていても
想定外の事が起きるかも知れませんが

とにかく慌てないことです。

とはいっても
初めてですから難しいでしょう。

ですから事前に準備をしておく
プログラムがとても重要になります。

落ち着いてプログラム通りに
進めていけば何とかなりますので

どう進行させたら、
締めたら分からない時などは

先輩などに遠慮せずに
どんどん聞き教えてもらいましょう。

最初から上手く出来る人など
いないのですから

一生懸命に進行役を勤めれば
上手くいかなくても

貴方の努力は見てもらえる筈ですので
勇気を出して進行役を頑張って下さいね。

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